De 5 meest gemaakte fouten door consultants

Consultancy is een vak dat door velen van ons wordt uitgeoefend. Namelijk niet alleen door consultants (logisch), maar ook door managers, projectleiders, architecten of specialisten. Ik doel hiermee op iedereen die anderen ondersteunt in het oplossen van complexe vraagstukken. Als je dit doet en dus anderen ‘consulteert’, ben je in dit kader consultant. Dan heb je doorgaans 2 uitdagingen. Naast de inhoudelijke uitdaging om het probleem op te lossen, zijn er ook uitdagingen die met het vak consultancy te maken hebben. In dit artikel krijg je 5 tips met betrekking tot veel voorkomende fouten.

Veelvoorkomende fout 1 – Focus op de oplossing: Het vraagstuk zelf heeft uiteraard alle aandacht. De consultant heeft de inhoudelijke expertise en duikt op het probleem. Vanuit de inhoudelijke expertise is de consultant heer en meester op dit gebied en dat zal hij (of zij) laten zien ook. Gelijk hebben is echter wat anders dan gelijk krijgen. De effectiviteit van een consultant is een product van de kwaliteit van de oplossing en de acceptatie daarvan. (E=KxA) Beide factoren zijn even belangrijk. Fout nummer 1 is enkel aandacht voor de kwaliteit en niet voor de acceptatie. Indien de acceptatie 0 is, zal het eindresultaat ook 0 zijn. In de praktijk loont het vaak meer de moeite om te focussen op een eenvoudige oplossing met hoge acceptatie, dan andersom. De specialist zal echter geneigd zijn op de oplossing te focussen.

Veelvoorkomende fout 2 – De vraag beantwoorden: De (interne) klant of opdrachtgever stelt de consultant een vraag. Dit is de basis voor de consultancyopdracht en die gaan we dus beantwoorden. Dit lijkt logisch, maar nee dus. De meesten die dit lezen zullen wel bekend zijn met ‘de vraag achter de vraag’. Doorvragen dus. Hoe, wat, waar, wanneer, waarom, waarom, waarom. Ik ga er eerlijk gezegd van uit dat dit wel bekend is.

De tip is om nog een stap verder te gaan. Als je gaat doorvragen op de oorspronkelijke vraag ga je er namelijk al van uit dat de vraag de juiste vraag is. Ook dat dient een consultant te betwijfelen. Je kunt ervan uit gaan dat de vraagsteller – of dat nu een persoon of een organisatie is – al aardig wat geprobeerd heeft voordat je hulp ingeroepen werd. Neem je vraagsteller serieus en ga ervan uit dat deze ook een behoorlijk kennisniveau heeft. Desondanks is het antwoord niet gevonden. Tenzij je echt een specialist bent en unieke kennis bezit, komt dat mogelijk door verkeerde aannames van de vraagsteller of klant. Deze verkeerde aannames zitten vaak al in de vraagstelling verwerkt. Bewust of onbewust kan er al sprake zijn van “framing”. Je zult hierop bedacht moeten zijn.

De klant heeft de oplossing gezocht binnen het paradigma van de organisatie. Op deze wijze worden veel problemen intern opgelost, maar deze blijkbaar niet. Daarom is externe hulp vereist. Behalve specifieke kennis heeft de consultant namelijk een ander paradigma welke buiten de kaders van het klantparadigma reikt.

Het vergt enige training om hier effectief mee om te gaan, maar een heel eenvoudige tip is bij het doorvragen te focussen op de doelstellingen van de vraagsteller en de problemen die ondervonden worden bij het bereiken van die doelstelling. Hier kun je de meeste waarde toevoegen.

Veelvoorkomende fout 3 – Boil the ocean : Om een vraagstuk op te lossen, beschikken we tegenwoordig over zeer veel mogelijkheden om informatie te vergaren. Dit is zowel een zegen als een vloek. We lopen het risico op informatiestress, maar vooral het risico op veel tijdverlies. Een consultancyterm hiervoor is “Boil the ocean”. Je kunt je voorstellen dat dit lang duurt en niet erg effectief is. Probeer met een methodische aanpak, zoals bijvoorbeeld Issue Based Consulting te werken om dit te voorkomen. Complexe vraagstukken kunnen eigenlijk niet zonder een methodische aanpak efficiënt worden opgelost.

Veelvoorkomende fout 4 – Begraaf het antwoord : Nadat de oplossing gevonden is, komt de fase om deze aan anderen te presenteren. Als consultant wordt je hier gehinderd door je kennis. Je bent geneigd je verhaal inhoudelijk op te bouwen met de nodige uitleg en toelichting. Hierbij loop je het risico dat de toehoorders afhaken. Omdat het te lang is, te ingewikkeld, te onsamenhangend of te langdradig. Aan het eind komen we dan met… tataa, de geweldige conclusie. Inmiddels is de meerderheid van je toehoorders al afgehaakt en dat is zonde. Beter is het om te beginnen met het antwoord of de conclusie. Probeer deze zo kort en concreet mogelijk te formuleren. “Less is more.” Denk er vooraf over na, wat de kern van je boodschap is. Mocht je slechts 30 seconden hebben om je boodschap te brengen, wat zou die dan zijn. Nadat je dit verteld hebt, zullen er bij je toehoorders automatisch logische vragen ontstaan, zoals waarom, hoe, wanneer, etc. Deze kun je stapsgewijs toelichten. Je toehoorder blijft hierdoor geboeid.

Veelvoorkomende fout 5 – Ongelijkwaardige rol of positie. Als vragende partij heeft de klant of opdrachtgever vaak een bovenliggende positie. Als we dit stellen is dit echter al een aanname of ‘framing’. Je zou ook kunnen zeggen dat de klant het antwoord niet weet en de consultant nodig heeft voor hulp en dan zijn de rollen omgedraaid. Laten we gewoon uitgaan van een gelijkwaardige positie. Dat is namelijk het meest effectief. Vanuit een gelijkwaardige positie zul je als consultant grenzen moeten stellen en/of iets terug moeten vragen. En dit zal je beide zonder enige terughoudendheid moeten doen. Je zult grenzen moeten stellen bij dat wat je niet weet of niet kunt oplossen. Je zult terug moeten vragen wat je nodig hebt om de klant of vraagsteller te helpen. Je kunt hierbij denken aan toegang tot informatie en personen, de beschikking over de juiste hulpmiddelen of het benodigde budget en natuurlijk voldoende tijd en toewijding van je opdrachtgever. Je bent hierdoor beter in staat om je opdracht uit te voeren.

————————————

Consultancy is een vak en vereist naast een bepaalde inhoudelijke expertise ook de nodige vakkennis en vaardigheden. Met Consultingmethodology verzorg ik al meer dan 15 jaar wereldwijd consultancy opleidingen waarin de methoden en technieken van o.a. Harvard, McKinsey en Peter Block centraal staan. Deze 5 tips zijn een paar voorbeelden van de onderwerpen die hierin aan bod komen. Ik heb er in de 25 jaar dat ik actief ben als consultant veel aan gehad. Ik hoop dat ze jou ook helpen om met de uitdagingen van dit mooie vak om te gaan.